Bị mạo danh thành lập doanh nghiệp phải làm gì?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn – Giám đốc hãng Luật TGS (Đoàn Luật sư TP. Hà Nội).

Bỗng dưng thành chủ doanh nghiệp, rủi ro không dừng ở giấy đăng ký

Một người chưa từng có ý định kinh doanh, không góp vốn, không ký bất kỳ hồ sơ thành lập doanh nghiệp nào nhưng thông tin cá nhân của họ lại xuất hiện trên hệ thống đăng ký kinh doanh với tư cách người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn. Sự việc có thể chỉ được phát hiện khi người này nhận thông báo của cơ quan thuế, bị yêu cầu giải trình về hoạt động của một doanh nghiệp xa lạ hoặc bất ngờ phát hiện mã số thuế gắn với những nghĩa vụ tài chính mà mình chưa từng biết đến.

Tình trạng mạo danh thành lập doanh nghiệp đặt ra vấn đề lớn hơn một vụ đánh cắp thông tin cá nhân thông thường. Khi danh tính của một người bị sử dụng trái phép để tạo lập tư cách pháp lý cho doanh nghiệp, những dữ liệu sai lệch có thể tiếp tục được sử dụng trong hoạt động thuế, giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng và nhiều thủ tục hành chính khác. Người bị mạo danh vì thế có nguy cơ phải dành nhiều thời gian, công sức để chứng minh mình không liên quan đến một chủ thể kinh doanh vốn được hình thành ngoài ý chí của họ.

Trao đổi về vấn đề này, luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, cảnh báo việc công dân bị giả mạo thông tin cá nhân để đứng tên thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý, tài chính và quyền riêng tư.

Theo luật sư, người bị mạo danh có thể bị ghi nhận trên hồ sơ đăng ký kinh doanh với tư cách chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh. Nếu doanh nghiệp phát sinh những hành vi như trốn thuế, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc lừa đảo chiếm đoạt tài sản, người đứng tên trên hồ sơ có thể bị cơ quan chức năng yêu cầu giải trình, xác minh để làm rõ vai trò và trách nhiệm.

Rút tiền từ tài khoản công ty về tiêu, chủ doanh nghiệp cần biết gì?

Tuy nhiên, luật sư Nguyễn Văn Tuấn nhấn mạnh rằng việc đứng tên trên hồ sơ đăng ký không đồng nghĩa với việc đương nhiên phải chịu trách nhiệm hình sự. Trách nhiệm của từng cá nhân cần được xác định trên cơ sở hành vi thực tế, lỗi, vai trò và mức độ tham gia vào hành vi vi phạm.

Đây là ranh giới pháp lý quan trọng bởi thông tin được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu hành chính và hành vi thực tế của một con người không phải lúc nào cũng trùng khớp. Nếu không phân biệt rõ hai yếu tố này, người bị đánh cắp danh tính có thể phải gánh chịu những hệ lụy kéo dài từ hành vi do người khác thực hiện.

Về tài chính, việc bị mạo danh có thể khiến người dân nhận được thông báo liên quan đến nghĩa vụ thuế, khoản nợ hoặc giao dịch phát sinh từ doanh nghiệp. Dù trách nhiệm cuối cùng phải được xác định theo quy định pháp luật, quá trình kiểm tra và xử lý thông tin sai lệch vẫn có thể gây ảnh hưởng đến công việc, uy tín và hoạt động tài chính của người bị hại.

Đối với dữ liệu cá nhân, nguy cơ còn nằm ở việc thông tin định danh, giấy tờ tùy thân và chữ ký có thể bị sử dụng nhiều lần trong những giao dịch khác nhau. Một khi dữ liệu đã bị thu thập và phát tán trái phép, việc xử lý một hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa chắc đã chấm dứt toàn bộ nguy cơ bị lợi dụng danh tính.

Vì sao thông tin giả mạo có thể lọt qua quy trình đăng ký kinh doanh?

Về nguyên tắc, đăng ký doanh nghiệp là thủ tục hành chính được thực hiện trên cơ sở hồ sơ và thông tin do người đăng ký kê khai, đồng thời pháp luật đặt ra trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ. Tuy nhiên, khi thủ tục được số hóa, việc tiếp nhận và xử lý tài liệu điện tử cũng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với khả năng xác thực danh tính của người thực sự tham gia giao dịch.

Một bản sao giấy tờ tùy thân, một bộ hồ sơ điện tử hoặc thông tin định danh bị đánh cắp có thể trở thành công cụ phục vụ hành vi gian lận nếu đối tượng sử dụng chúng vượt qua được các bước kiểm tra theo quy trình áp dụng. Nguy cơ càng phức tạp khi hành vi giả mạo có sự kết hợp giữa dữ liệu cá nhân bị lộ lọt, tài liệu bị làm giả và việc sử dụng trái phép tài khoản điện tử hoặc phương tiện xác thực.

Theo phân tích của luật sư Nguyễn Văn Tuấn, một trong những nguyên nhân khiến tình trạng này có thể xảy ra là ý thức bảo mật thông tin cá nhân của một bộ phận người dân còn hạn chế. Trong quá trình giao dịch, vay vốn, xin việc, mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ trực tuyến, nhiều người cung cấp bản chụp căn cước công dân, số điện thoại, chữ ký và thông tin định danh mà chưa kiểm soát được mục đích sử dụng tiếp theo.

Khi dữ liệu bị thu thập trái phép, mua bán hoặc phát tán, chủ thể sở hữu thông tin có thể không biết danh tính của mình đang được sử dụng vào mục đích gì. Đến khi phát sinh thông báo thuế, tranh chấp hợp đồng hoặc yêu cầu xác minh từ cơ quan chức năng, hậu quả mới dần bộc lộ.

Một vấn đề khác được luật sư chỉ ra là khả năng kiểm tra, xác thực danh tính và ý chí thực sự của người được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại những điểm chưa chặt chẽ. Khi hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, việc sử dụng tài liệu giả, giả mạo chữ ký hoặc sử dụng trái phép thông tin xác thực có thể khiến hành vi gian lận khó phát hiện ngay từ đầu.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc một hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận và việc tất cả thông tin trong hồ sơ đó đều phản ánh đúng sự thật. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp xác lập những thông tin đăng ký theo quy định pháp luật, nhưng bản thân việc cấp giấy không thể được xem là bằng chứng tuyệt đối chứng minh người có tên trong hồ sơ đã trực tiếp tham gia hoặc đồng ý thực hiện mọi hành vi liên quan.

Vấn đề đặt ra là khi dữ liệu sai lệch đã được ghi nhận trên hệ thống, ai có trách nhiệm phát hiện, ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng và khôi phục quyền lợi của người bị mạo danh? Nếu cơ chế xử lý chỉ bắt đầu sau khi người dân gửi đơn phản ánh, nguy cơ thiệt hại có thể đã phát sinh trước thời điểm cơ quan quản lý nhận được thông tin.

Đây cũng là thách thức đối với quá trình chuyển đổi số trong quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống có thể rút ngắn thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhưng vẫn cần bảo đảm khả năng xác minh chủ thể thực hiện giao dịch, phát hiện dấu hiệu bất thường và truy vết quá trình đăng ký khi xảy ra tranh chấp.

Bị mạo danh thành lập doanh nghiệp, người dân cần làm gì?

Khi phát hiện thông tin cá nhân bị sử dụng trái phép để đăng ký doanh nghiệp, người dân cần chủ động kiểm tra hồ sơ, thu thập chứng cứ và liên hệ cơ quan có thẩm quyền để đề nghị xác minh, xử lý. Việc phản ánh càng sớm càng có ý nghĩa trong việc hạn chế những nghĩa vụ tài chính hoặc giao dịch tiếp tục phát sinh từ hồ sơ có dấu hiệu giả mạo.

Theo luật sư Nguyễn Văn Tuấn, trước hết, người bị mạo danh cần tra cứu thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xác định tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và tư cách pháp lý mà mình đang bị ghi nhận. Đồng thời, cần lưu giữ giấy tờ tùy thân, tin nhắn, email, tài liệu về chữ ký và những chứng cứ chứng minh bản thân không thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh.

Đối với trường hợp có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, Điều 68 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân liên quan có thể gửi văn bản đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đề nghị thu hồi theo quy định. Hồ sơ cần có giấy tờ xác định việc giả mạo, chẳng hạn văn bản trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giấy tờ bị giả mạo hoặc văn bản trả lời của cơ quan công an về nội dung kê khai giả mạo.

Đáng lưu ý, theo Điều 69 Nghị định này, khi có giấy tờ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là giả mạo theo quy định, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh phải ra thông báo về vi phạm và quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày làm việc. Đối với trường hợp giả mạo nội dung đăng ký thay đổi, cơ quan có thẩm quyền thực hiện thu hồi giấy tờ đăng ký thay đổi tương ứng theo quy định. Đây là cơ sở pháp lý để người bị mạo danh yêu cầu xử lý hồ sơ, thay vì chỉ dừng lại ở việc đề nghị đính chính thông tin.

Tuy nhiên, thời hạn xử lý nói trên không đồng nghĩa mọi trường hợp phản ánh đều được giải quyết dứt điểm trong 3 ngày. Nếu chưa có đủ căn cứ xác định hồ sơ giả mạo, cơ quan chức năng còn phải thực hiện các bước xác minh cần thiết. Theo Điều 68, trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh đề nghị xác định nội dung kê khai giả mạo, cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được đề nghị theo quy định.

Khi có dấu hiệu làm giả giấy tờ, chữ ký hoặc sử dụng trái phép thông tin cá nhân, người dân cần trình báo cơ quan công an để được xem xét, xác minh. Nếu phát sinh thông báo thuế, khoản nợ hoặc nghĩa vụ tài chính liên quan đến doanh nghiệp bị nghi ngờ giả mạo, người bị hại cũng cần chủ động liên hệ cơ quan thuế và các tổ chức liên quan, cung cấp chứng cứ và yêu cầu ghi nhận tình trạng tranh chấp về danh tính.

Điều quan trọng là không nên mặc nhiên thừa nhận những nghĩa vụ phát sinh chỉ vì tên mình xuất hiện trên giấy tờ. Đồng thời, người dân cũng không nên bỏ qua thông báo của cơ quan chức năng, bởi việc không phản hồi có thể khiến quá trình xác minh và bảo vệ quyền lợi trở nên phức tạp hơn.

Chuyển đổi số phải đi cùng trách nhiệm bảo vệ danh tính

Từ góc độ quản lý nhà nước, những trường hợp mạo danh thành lập doanh nghiệp cho thấy yêu cầu cấp thiết phải tăng cường khả năng xác thực danh tính trong môi trường số, nhất là khi dữ liệu đăng ký kinh doanh được kết nối với các hệ thống quản lý thuế và những dịch vụ hành chính khác.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, đã xác lập các quyền của chủ thể dữ liệu, trong đó có quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu theo quy định, cũng như quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Luật đồng thời nghiêm cấm việc sử dụng dữ liệu cá nhân của người khác để thực hiện hành vi trái pháp luật.

Tuy nhiên, quyền được pháp luật ghi nhận và khả năng thực hiện quyền trên thực tế là hai vấn đề cần được xem xét đồng thời. Khi thông tin cá nhân đã xuất hiện trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người bị mạo danh có thể phải làm việc với nhiều cơ quan khác nhau để làm rõ nguồn gốc hồ sơ, xác minh hành vi giả mạo và xử lý những dữ liệu đã được ghi nhận trên các hệ thống liên quan.

Làm rõ khái niệm và trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân

Theo luật sư Nguyễn Văn Tuấn, các cơ quan quản lý cần tăng cường xác thực danh tính điện tử, đối chiếu dữ liệu giữa những cơ sở dữ liệu có liên quan và phát triển công cụ cảnh báo đối với hồ sơ có dấu hiệu bất thường. Những trường hợp sử dụng thông tin liên hệ trùng lặp đáng ngờ, thay đổi nội dung đăng ký nhiều lần trong thời gian ngắn hoặc xuất hiện dấu hiệu không thống nhất về dữ liệu cần được đưa vào diện kiểm tra, xác minh bổ sung.

Cùng với đó, cơ quan đăng ký kinh doanh cần phối hợp với cơ quan công an, cơ quan thuế và các đơn vị liên quan trong quá trình xử lý phản ánh. Khi phát hiện hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, việc tiếp nhận và trao đổi thông tin kịp thời có thể giúp hạn chế tình trạng người dân phải nhiều lần giải trình cùng một sự việc.

Một giải pháp có thể nghiên cứu là xây dựng cơ chế thông báo chủ động cho công dân khi thông tin định danh của họ được sử dụng trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp hoặc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Thông báo qua ứng dụng định danh điện tử hoặc kênh liên lạc đã được xác thực có thể giúp chủ thể dữ liệu phát hiện sớm giao dịch bất thường, từ đó gửi yêu cầu kiểm tra trước khi phát sinh những hậu quả phức tạp hơn. Giải pháp này cần được đánh giá về cơ sở pháp lý, khả năng kết nối dữ liệu và yêu cầu bảo mật trước khi triển khai.

Ở cấp độ quản trị, mục tiêu không nên dừng lại ở việc phát hiện một bộ hồ sơ giả mạo sau khi doanh nghiệp đã được thành lập. Điều cần thiết hơn là xây dựng quy trình có khả năng xác định ai thực sự thực hiện giao dịch, ai đồng ý sử dụng thông tin cá nhân và ai phải chịu trách nhiệm khi dữ liệu bị khai thác trái phép.

Đối với người dân, thói quen kiểm tra thông tin định kỳ và quản lý chặt chẽ giấy tờ định danh cũng cần trở thành một phần của kỹ năng an toàn số. Bản chụp căn cước, thông tin tài khoản định danh điện tử, chữ ký số và các phương tiện xác thực không nên được cung cấp tùy tiện cho những tổ chức, cá nhân không rõ mục đích sử dụng. Khi nhận được yêu cầu gửi giấy tờ qua mạng, người dân cần kiểm tra danh tính bên tiếp nhận và phạm vi thông tin thực sự cần cung cấp.

Về lâu dài, hiệu quả của chuyển đổi số trong đăng ký doanh nghiệp không thể chỉ được đánh giá bằng số lượng hồ sơ trực tuyến hay thời gian giải quyết thủ tục. Một hệ thống quản lý hiện đại còn phải bảo đảm rằng dữ liệu được ghi nhận phản ánh đúng chủ thể, các hành vi gian lận có thể được truy vết và người bị xâm phạm danh tính có cơ chế bảo vệ quyền lợi hiệu quả.

Bởi khi một người có thể bất ngờ trở thành chủ doanh nghiệp mà không hề hay biết, vấn đề không còn đơn thuần là bảo mật một tấm căn cước hay một bộ hồ sơ điện tử. Đó còn là câu chuyện về độ tin cậy của dữ liệu, trách nhiệm của những chủ thể tham gia quy trình đăng ký và khả năng bảo vệ người dân trước các hành vi gian lận ngày càng tinh vi trong môi trường số.