Rút tiền từ tài khoản công ty về tiêu, chủ doanh nghiệp cần biết gì?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TGS (Đoàn Luật sư TP.Hà Nội).

Tiền công ty không mặc nhiên là tiền riêng của chủ doanh nghiệp

Chia sẻ với Báo chí về vấn đề nhiều công ty, doanh nghiệp hay gặp phải trong quá trình hoạt động về việc doanh nghiệp được rút tiền mặt, nhưng chủ doanh nghiệp không thể coi tiền trong tài khoản công ty như tiền cá nhân để tùy ý sử dụng. Về vấn đề này Luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TGS (Đoàn Luật sư TP.Hà Nội) cho rằng một nhầm lẫn khá phổ biến của người điều hành doanh nghiệp là cho rằng mình sở hữu công ty thì tiền trong tài khoản công ty cũng là tiền của mình, khi cần có thể rút ra sử dụng.

Về nguyên tắc, cách hiểu này có thể dẫn tới nhiều rủi ro về kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp. Tiền nằm trong tài khoản ngân hàng của công ty thuộc tài sản của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, tài sản của pháp nhân được tách biệt với tài sản của cá nhân là thành viên, cổ đông hoặc người quản lý.

Vì vậy, câu hỏi quan trọng không đơn thuần là giám đốc có thể ra ngân hàng rút tiền hay chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân hay không. Vấn đề nằm ở chỗ tiền được rút để làm gì, giao dịch mang bản chất gì, được hạch toán ra sao và doanh nghiệp có chứng từ chứng minh hay không.

Một khoản tiền có thể được rút để nhập quỹ tiền mặt, tạm ứng cho người lao động, thanh toán một nghĩa vụ hợp pháp, hoàn trả khoản vay hoặc thực hiện việc phân phối lợi nhuận. Mỗi trường hợp có căn cứ và cách hạch toán khác nhau.

Nếu hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng liên tục đi từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân nhưng doanh nghiệp không giải thích được bản chất giao dịch, rủi ro sẽ tăng lên khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp được kiểm toán hoặc xảy ra tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông.

Doanh nghiệp vẫn có quyền rút tiền mặt

Pháp luật không cấm doanh nghiệp rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động hợp pháp. Doanh nghiệp có thể rút tiền về nhập quỹ, chi những khoản được phép thanh toán bằng tiền mặt hoặc tạm ứng cho cá nhân thực hiện nhiệm vụ của công ty.

Điều cần lưu ý là dòng tiền phải đi cùng hồ sơ tương ứng. Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp cần có phiếu thu, phiếu chi, chứng từ kế toán, hóa đơn, quyết định hoặc đề nghị tạm ứng, hồ sơ hoàn ứng và những tài liệu chứng minh mục đích sử dụng tiền.

Ví dụ, giám đốc chuyển 200 triệu đồng từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân với nội dung tạm ứng để thực hiện một công việc cho công ty. Khi đó, doanh nghiệp cần có căn cứ cho khoản tạm ứng và sau khi hoàn thành công việc phải xử lý, quyết toán khoản tiền theo quy định.

Nếu 200 triệu đồng được chuyển đi nhưng không có nội dung giao dịch, không có hồ sơ tạm ứng, không xác định là khoản vay, hoàn trả công nợ hay phân phối lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ khó giải trình bản chất dòng tiền.

Nói cách khác, bản thân thao tác rút tiền không phải vấn đề lớn nhất. Rủi ro xuất hiện khi doanh nghiệp không chứng minh được tiền đã đi đâu và được sử dụng vào việc gì.

Chia lợi nhuận cũng không phải muốn rút lúc nào cũng được

Một trường hợp khác thường bị nhầm với việc rút tiền thông thường là chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông lấy lợi nhuận từ doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện phân phối lợi nhuận theo quy định, chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông có thể nhận phần lợi nhuận thuộc về mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định rõ đây là khoản phân phối lợi nhuận và có nghị quyết, quyết định cùng hồ sơ phù hợp với loại hình doanh nghiệp.

Do đó, việc chia lợi nhuận không nên được xử lý theo cách giám đốc đơn giản rút một khoản tiền từ tài khoản công ty rồi sử dụng cho nhu cầu cá nhân.

Bản chất giao dịch cần được xác định trước và chứng từ phải phản ánh đúng bản chất đó.

Đối với khoản thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân thuộc diện chịu thuế, mức thuế suất thuế thu nhập cá nhân áp dụng là 5%.

Điều này càng cho thấy việc tách bạch tiền của công ty và tiền của cá nhân không đơn thuần là yêu cầu quản trị nội bộ. Cách xác định một dòng tiền còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế.

Mốc 5 triệu đồng cần được kiểm tra trước khi trả tiền mặt

Một thay đổi doanh nghiệp cần lưu ý là điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với nhiều khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế giá trị gia tăng, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, trừ những trường hợp pháp luật quy định khác.

Đáng lưu ý, chứng từ bên mua mang tiền mặt nộp vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định này.

Quy định cũng xử lý trường hợp doanh nghiệp chia nhỏ việc mua hàng. Nếu hàng hóa, dịch vụ mua của cùng một người nộp thuế có giá trị dưới 5 triệu đồng mỗi lần nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng đặt ra điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên để xác định chi phí được trừ, bên cạnh các điều kiện khác theo quy định. Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ mắc sai sót.

Doanh nghiệp có thể rút tiền mặt hoàn toàn hợp pháp. Nhưng nếu số tiền đó được dùng để thanh toán một giao dịch thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cách thanh toán bằng tiền mặt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế.

Ví dụ, công ty mua một lô hàng trị giá 30 triệu đồng thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu giám đốc rút 30 triệu đồng từ tài khoản ngân hàng rồi trả tiền mặt cho nhà cung cấp, việc mua bán không vì thế mặc nhiên trở thành giao dịch trái pháp luật.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào hoặc tính khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tương ứng.

Vì vậy, kế toán cần kiểm tra điều kiện thuế trước khi quyết định rút tiền mặt để thanh toán, thay vì xử lý hậu quả sau khi giao dịch đã hoàn tất.

Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân càng cần làm rõ bản chất

Rủi ro trở nên phức tạp hơn khi tiền từ tài khoản công ty được chuyển thẳng vào tài khoản cá nhân của giám đốc, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc người lao động.

Một khoản chuyển tiền như vậy chưa đủ để kết luận có vi phạm. Doanh nghiệp cần xác định đó là tiền tạm ứng, thanh toán lại khoản cá nhân đã chi hộ, trả nợ, khoản vay, tiền lương, lợi nhuận được chia hay một giao dịch khác. Mỗi bản chất dẫn đến cách xử lý kế toán và nghĩa vụ thuế khác nhau.

Chẳng hạn, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh từ 5 triệu đồng trở lên. Khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ nếu người lao động thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và căn cứ nội bộ về việc ủy quyền, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động theo quy định.

Như vậy, pháp luật không nhìn vào việc tiền có đi qua tài khoản cá nhân hay không một cách tách biệt. Cơ quan quản lý sẽ quan tâm đến bản chất giao dịch, hồ sơ chứng minh và phương thức thanh toán.

Tiền của công ty phải có “đường đi” của công ty

Trong quản trị tài chính, doanh nghiệp có thể áp dụng một nguyên tắc đơn giản: tiền của công ty phải có đường đi của công ty.

Giám đốc có quyền quản lý và điều hành tài sản doanh nghiệp theo thẩm quyền, nhưng quyền quản lý không đồng nghĩa với quyền tùy tiện biến tài sản doanh nghiệp thành tài sản cá nhân.

Một khoản tiền được rút hoặc chuyển khỏi tài khoản công ty cần trả lời được ít nhất ba câu hỏi: tiền dùng vào mục đích gì, chứng từ nào chứng minh mục đích đó và phương thức thanh toán có đáp ứng quy định về thuế hay không.

Nếu không trả lời được, một dòng tiền tưởng như đơn giản có thể trở thành khoản tạm ứng treo nhiều năm, khoản phải thu đối với cá nhân, khoản vay không rõ căn cứ hoặc khoản chi không đáp ứng điều kiện về thuế.

Với các doanh nghiệp có nhiều thành viên hoặc cổ đông, việc sử dụng tiền công ty cho nhu cầu cá nhân còn có thể dẫn đến tranh chấp về quyền và nghĩa vụ của người quản lý doanh nghiệp.

Do đó, cách an toàn nhất không phải là ngừng rút tiền mặt mà là tách bạch tiền cá nhân với tiền doanh nghiệp ngay từ đầu.

Doanh nghiệp vẫn được rút tiền từ tài khoản ngân hàng. Nhưng trước mỗi lần rút hoặc chuyển sang tài khoản cá nhân, người quản lý và kế toán cần xác định bản chất giao dịch, chuẩn bị hồ sơ tương ứng và kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Nói ngắn gọn, “công ty của mình” không đồng nghĩa với “tiền trong tài khoản công ty muốn tiêu thế nào cũng được”.