| Số thông báo mời thầu giảm sâu, thị trường đang tái cấu trúc? Đấu thầu qua mạng 2026: ai nắm dữ liệu, người đó nắm lợi thế Thanh tra chỉ rõ hàng loạt sai phạm tại dự án sân bay Long Thành |
 |
| Copy/Paste hồ sơ dự thầu và những lỗi cần tránh. Ảnh do AI tạo. |
Máy tính và các phần mềm văn phòng đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quá trình lập hồ sơ dự thầu. Thay vì soạn lại hàng trăm trang tài liệu, nhân sự đấu thầu có thể tận dụng biểu mẫu, hồ sơ năng lực, thuyết minh kỹ thuật hay biện pháp thi công từ những dự án trước. Copy/Paste vì thế trở thành thao tác rất phổ biến. Vấn đề nằm ở chỗ, tốc độ của công nghệ đôi khi nhanh hơn quy trình kiểm soát của con người.
Một tài liệu được sao chép từ hồ sơ cũ có thể vẫn còn tên chủ đầu tư trước đó. Một bảng thông số kỹ thuật có thể thuộc về thiết bị khác. Một chứng chỉ nhân sự từng hợp lệ ở gói thầu trước có thể đã hết hiệu lực khi được đưa vào hồ sơ mới. Những lỗi tưởng nhỏ này có thể tác động trực tiếp đến kết quả đánh giá hồ sơ nếu nội dung liên quan đến tiêu chí mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.
Điều đáng nói là doanh nghiệp có thể đã dành nhiều tuần chuẩn bị hồ sơ, huy động nhân sự kỹ thuật, tính toán giá dự thầu và phương án thực hiện. Nhưng chỉ một dữ liệu cũ chưa được thay thế cũng có thể khiến toàn bộ công sức đứng trước nguy cơ trở nên vô nghĩa.
Lỗi đầu tiên cũng là lỗi dễ nhận thấy nhất, đó là quên thay tên chủ đầu tư, dự án hoặc địa điểm thực hiện. Theo đó, một doanh nghiệp đang dự thầu dự án tại Hà Nội nhưng trong bản thuyết minh vẫn xuất hiện tên chủ đầu tư tại TP.HCM. Hồ sơ đang lập cho dự án Y nhưng một số trang vẫn cam kết thực hiện dự án X. Nguyên nhân thường đến từ việc lấy hồ sơ cũ làm mẫu rồi sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế. Cách làm này nhanh nhưng không tuyệt đối an toàn.
Cùng một chủ thể có thể được viết dưới nhiều dạng khác nhau như “Ban QLDA”, “BQLDA” hoặc “Ban Quản lý dự án”. Nếu người lập hồ sơ chỉ tìm và thay thế một cách viết, những cách viết khác vẫn có thể tồn tại trong tài liệu.
Sai sót thứ hai có mức độ rủi ro lớn hơn là sao chép thông số kỹ thuật từ gói thầu cũ. Mỗi hồ sơ mời thầu có những yêu cầu riêng về thiết bị, công suất, tiêu chuẩn, vật liệu, giải pháp kỹ thuật hoặc phương án thi công.
Nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu thiết bị có công suất tối thiểu 150 kW nhưng hồ sơ dự thầu lại đề xuất thiết bị 120 kW do sử dụng tài liệu của dự án trước, vấn đề không còn đơn thuần là lỗi trình bày.
Tương tự, một hồ sơ xây dựng công trình dân dụng nhưng phần biện pháp thi công lại xuất hiện nội dung về đập ngăn nước, mương dẫn nước hoặc một hạng mục hoàn toàn không tồn tại trong dự án đang đấu thầu sẽ đặt ra câu hỏi về mức độ đáp ứng của giải pháp kỹ thuật.
 |
| Rủi ro pháp lý khi đối tác liên danh bỏ cuộc giữa chừng |
Trong trường hợp nội dung bị sai thuộc tiêu chí đánh giá kỹ thuật, lợi thế về giá của nhà thầu có thể không còn nhiều ý nghĩa. Sai sót thứ ba nằm ở hồ sơ nhân sự và hợp đồng tương tự.
Đây là nhóm tài liệu thường được doanh nghiệp tái sử dụng vì có nhiều thông tin ít thay đổi. Tuy nhiên, chính tâm lý này dễ tạo ra sơ suất.
Một chứng chỉ được sử dụng cho hồ sơ năm trước chưa chắc còn hiệu lực ở thời điểm đóng thầu hiện tại. Thông tin về nhân sự có thể thay đổi. Khối lượng công việc được kê khai trong hợp đồng tương tự cũng phải phù hợp với tài liệu chứng minh kèm theo.
Rủi ro lớn hơn xuất hiện khi bảng kê khai và tài liệu gốc không thống nhất. Nếu doanh nghiệp ghi một thông tin trong biểu mẫu nhưng hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu đính kèm lại thể hiện dữ liệu khác, bên đánh giá hồ sơ sẽ phải xem xét bản chất của sự khác biệt đó. Vì vậy, việc sao chép dữ liệu mà không đối chiếu tài liệu gốc có thể đẩy nhà thầu vào tình thế bất lợi.
Nghịch lý của lỗi Copy/Paste là không đòi hỏi chuyên môn cao để phát hiện. Một kỹ sư có thể mất nhiều ngày xây dựng biện pháp thi công, nhưng chỉ cần vài phút để phát hiện tên dự án cũ còn sót lại. Tuy nhiên, những lỗi như vậy vẫn xảy ra. Nguyên nhân đầu tiên là áp lực thời gian.
Hoạt động đấu thầu qua mạng rút ngắn nhiều công đoạn hành chính nhưng đồng thời tạo áp lực lớn đối với nhân sự chuẩn bị hồ sơ. Khi nhiều gói thầu đóng cùng thời điểm, một nhân sự có thể phải xử lý lượng tài liệu rất lớn. Trong hoàn cảnh đó, sử dụng hồ sơ cũ trở thành giải pháp tiết kiệm thời gian.
 05 lỗi khai báo hàng hóa khiến nhiều nhà thầu bị loại - Bạn đã biết chưa? Trong các gói thầu mua sắm hàng hóa, bước kê khai thông tin luôn đóng vai trò quyết định việc hồ sơ dự thầu (HSDT) ... |
Nguyên nhân thứ hai là tâm lý phụ thuộc kinh nghiệm. Sau khi thực hiện nhiều gói thầu cùng loại, người lập hồ sơ dễ hình thành suy nghĩ rằng yêu cầu của dự án mới gần giống dự án trước. Thay vì đọc lại toàn bộ E HSMT, họ lấy một bộ hồ sơ từng sử dụng làm nền rồi chỉnh sửa. Cách làm này có thể bỏ qua những yêu cầu riêng của từng gói thầu.
Nguyên nhân thứ ba nằm ở quy trình kiểm soát nội bộ. Tại một số doanh nghiệp, người lập hồ sơ có thể là người kiểm tra và trực tiếp nộp hồ sơ. Khi một người làm việc liên tục với cùng một tài liệu trong nhiều giờ, khả năng nhận ra những nội dung quen mắt có thể giảm xuống. Một lỗi rất rõ với người đọc lần đầu đôi khi lại bị chính người soạn bỏ qua.
Vì vậy, vấn đề không đơn thuần nằm ở thao tác Copy/Paste. Rủi ro thực sự xuất hiện khi doanh nghiệp dùng công nghệ để tăng tốc nhưng không xây dựng một lớp kiểm soát tương ứng.
Một trong những nguyên tắc quản trị rủi ro có thể áp dụng là cơ chế “bốn mắt”, tức tài liệu quan trọng phải được ít nhất một người khác kiểm tra độc lập trước khi phát hành. Với hồ sơ dự thầu, người xây dựng phần kỹ thuật không nên là người duy nhất rà soát phần kỹ thuật.
Sau khi hồ sơ hoàn thiện, doanh nghiệp có thể giao cho một nhân sự không trực tiếp tham gia soạn thảo đóng vai người đánh giá độc lập.Người này không cần viết lại hồ sơ. Công việc chính là đối chiếu E HSMT với tài liệu dự thầu và tìm các điểm không nhất quán. Cách kiểm tra cũng nên thay đổi.
Thay vì đọc hồ sơ tuần tự từ trang đầu đến trang cuối, doanh nghiệp có thể xây dựng danh sách các “từ khóa rủi ro” để quét toàn bộ tài liệu trước khi nộp.Những từ khóa cần kiểm tra gồm tên các chủ đầu tư cũ, tên dự án cũ, địa phương từng thực hiện dự án, năm thực hiện, tên thiết bị, mã sản phẩm và các thông tin thường xuyên được tái sử dụng. Chức năng tìm kiếm của phần mềm văn phòng lúc này không còn là công cụ để sửa nhanh mà trở thành một lớp kiểm soát lỗi.
Một giải pháp khác là doanh nghiệp không nên tiếp tục lấy nguyên bộ hồ sơ dự án trước làm mẫu cho dự án sau.
Thay vào đó, phòng đấu thầu có thể xây dựng Master Template, tức bộ biểu mẫu gốc đã loại bỏ toàn bộ dữ liệu riêng của từng dự án.
Các trường thông tin như tên chủ đầu tư, tên dự án, địa điểm, quy mô, tiến độ và thông số kỹ thuật cần được để trống hoặc đánh dấu rõ là nội dung bắt buộc nhập mới.
Ví dụ, thay vì để sẵn “Kính gửi: Ban Quản lý dự án A”, biểu mẫu chỉ hiển thị “[TÊN CHỦ ĐẦU TƯ, BẮT BUỘC NHẬP]”. Cách thiết kế này khiến người sử dụng khó bỏ quên dữ liệu cũ.
Doanh nghiệp cũng có thể tách hồ sơ thành hai nhóm. Nhóm thứ nhất là dữ liệu nền ít thay đổi như thông tin pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ năng lực và một số tài liệu cố định.
Nhóm thứ hai là dữ liệu phải tạo mới cho từng gói thầu như giải pháp kỹ thuật, tiến độ, thiết bị, nhân sự, hợp đồng tương tự và các cam kết theo yêu cầu cụ thể của E HSMT.
Việc phân tách giúp nhân sự biết phần nào được phép tái sử dụng và phần nào bắt buộc phải kiểm tra lại từ đầu.
Số hóa hoạt động đấu thầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ và tăng tốc độ xử lý hồ sơ. Nhưng công nghệ không tự chịu trách nhiệm về nội dung mà người dùng đưa vào.
Ctrl + C và Ctrl + V không phải nguyên nhân khiến một hồ sơ gặp rủi ro mà nguyên nhân còn nằm ở việc sao chép mà không kiểm tra.
Vì vậy, một bộ hồ sơ dự thầu tốt không nhất thiết phải được viết lại hoàn toàn từ đầu. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng dữ liệu, kinh nghiệm và biểu mẫu tích lũy từ các dự án trước. Điều quan trọng là phải xác định rõ nội dung nào có thể tái sử dụng và nội dung nào phải được đối chiếu với E HSMT của từng gói thầu.
Khi một gói thầu có giá trị hàng chục tỷ đồng, vài chục phút dành cho việc kiểm tra chéo có thể đáng giá hơn nhiều giờ tiết kiệm được nhờ Copy/Paste. Trong môi trường đấu thầu ngày càng số hóa, tốc độ giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ đúng hạn. Nhưng sự chính xác mới quyết định hồ sơ đó có đủ sức đi tiếp hay không.
| 5 điểm cần kiểm tra trước khi nộp E HSDT Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ tên chủ đầu tư và dự án; đối chiếu thông số kỹ thuật với E HSMT; kiểm tra hiệu lực tài liệu của nhân sự; đối chiếu hợp đồng tương tự với bảng kê khai; cuối cùng giao một người không trực tiếp lập hồ sơ thực hiện vòng kiểm tra độc lập. |
