05 lỗi khai báo hàng hóa khiến nhiều nhà thầu bị loại - Bạn đã biết chưa?

Hướng dẫn cách khai báo hàng hóa trong đấu thầu.

Dưới đây là 05 lỗi khai báo hàng hóa phổ biến nhất, được tổng hợp từ hướng dẫn của Điện tử và Ứng dụng thực tiễn trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

1. Kê khai nhiều hãng sản xuất cho một đơn vị hàng hóa

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Ví dụ: với 1 chiếc máy tính, nhà thầu khai tại cùng dòng:

“Dell hoặc HP hoặc Lenovo”.

Việc chào “nhiều hãng cho 1 đơn vị hàng hóa” khiến bên mời thầu không xác định được nhà thầu thực sự dự định cung cấp loại hàng nào. Kết quả: HSDT bị loại ngay từ bước đánh giá tính hợp lệ.

Nếu số lượng là nhiều chiếc, nhà thầu được phép chào nhiều hãng, nhưng phải ghi rõ:

Ví dụ: 3 chiếc Dell, 2 chiếc HP, 1 chiếc Lenovo. Trong đó minh bạch và cụ thể là yếu tố bắt buộc.

2. Chào nhiều xuất xứ cho một mặt hàng

Không ít hồ sơ ghi kiểu:

“Xuất xứ: Việt Nam/Thái Lan/Trung Quốc” cho cùng một sản phẩm.

Đây là lỗi khiến hồ sơ hoặc bị yêu cầu làm rõ hoặc bị loại ngay nếu HSMT không cho phép nhiều phương án.

Đặc biệt lưu ý: nếu HSMT yêu cầu xuất xứ theo nhóm nước (ví dụ: G7, EU) hoặc “xuất xứ Việt Nam”, mọi khai báo không phù hợp đều bị loại trực tiếp.

3. Không ghi rõ ký mã hiệu, nhãn hiệu, năm sản xuất

Một số nhà thầu điền vào mẫu 10B những cụm mơ hồ như:

“theo đề xuất kỹ thuật”, theo E-HSDT, hoặc để trống toàn bộ.

Theo quy định, nhà thầu phải cam kết loại hàng hóa cụ thể, gồm: Ký mã hiệu, nhãn hiệu, năm sản xuất, hãng sản xuất, xuất xứ.

Thiếu một trong các mục trên, hồ sơ có thể bị đánh giá là không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

4. Khai sai hoặc cố tình để “không có mã hiệu”

Một số nhà thầu ghi “không có” ở phần mã hiệu trong khi thực tế sản phẩm của hãng có mã cụ thể. Khi bên mời thầu đối chiếu catalog hoặc tài liệu kỹ thuật, sự không trùng khớp này khiến hồ sơ bị loại vì thiếu tính trung thực.

Trường hợp hàng thủ công, hàng OEM hoặc sản phẩm thực sự không có mã hiệu — nhà thầu có thể ghi “không có”, nhưng phải kèm giải trình rõ ràng.

05 nội dung nhà thầu cần chuẩn bị khi được mời đối chiếu tài liệu Mặc dù theo quy định mới của Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP không còn quy định bước đối chiếu tài liệu, tuy ...

5. Sai định dạng khi upload mẫu 10B lên hệ thống

Nhiều nhà thầu tải về mẫu Excel, sau đó vô tình như thêm cột, xóa dòng, thay đổi cấu trúc, hoặc copy từ file khác dẫn đến lỗi định dạng.

Hệ thống mời thầu điện tử sẽ báo lỗi. Nếu không phát hiện kịp để nộp lại, HSDT bị coi là không hợp lệ.

Điện tử Ứng dụng khuyến nghị: Ưu tiên điền trực tiếp trên Webform, nếu dùng Excel, phải tuân thủ đúng cấu trúc mẫu 10B, dùng đúng trình duyệt và phiên bản Office tương thích

Vì sao những lỗi này nguy hiểm?

Bởi trong gói thầu mua sắm hàng hóa, bước đánh giá tính hợp lệ là “cửa ải” đầu tiên. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị loại trước khi được xem xét về kỹ thuật hay giá.

Nhiều nhà thầu có giá chào cạnh tranh nhưng vẫn thua thầu chỉ vì… khai báo sai một dòng trong mẫu 10B.

Lời khuyên dành cho nhà thầu

Để tránh bị loại đáng tiếc, nhà thầu cần:

✔ Kê khai một loại, một hãng, một xuất xứ cho mỗi đơn vị hàng hóa

✔ Ghi đầy đủ các thông tin: mã hiệu – nhãn hiệu – năm sản xuất – hãng – xuất xứ

✔ Đối chiếu đúng yêu cầu HSMT

✔ Kiểm tra lại file Excel trước khi upload

✔ Luôn xem lại toàn bộ HSDT trước khi nộp

CHECKLIST 10 Bước kiểm tra kê khai hàng hóa trước khi nộp HSDT

1. Xác định chính xác từng đơn vị hàng hóa

Đọc kỹ bảng yêu cầu kỹ thuật trong HSMT.

Tách rõ từng mặt hàng, từng mã, từng số lượng.

2. Chỉ chào một hãng cho một đơn vị hàng hóa

Không được ghi “Hoặc”, “Tương đương”, “Dell/HP/Lenovo”…

Nếu gói có số lượng nhiều → chào nhiều hãng phải tách rõ số lượng theo từng hãng.

3. Xác nhận xuất xứ rõ ràng và duy nhất

Ghi đúng 01 xuất xứ.

Tuyệt đối không ghi “VN/TQ/TL”.

Phải phù hợp yêu cầu của HSMT (ví dụ: G7 / EU / Việt Nam…).

4. Ghi chính xác mã hiệu – nhãn hiệu – năm sản xuất

Không để trống.

Không ghi mơ hồ (“Theo catalogue”, “Theo đề xuất kỹ thuật”).

Không ghi sai hoặc thiếu so với tài liệu đính kèm.

5. Đảm bảo hàng hóa có đầy đủ tài liệu chứng minh

Catalogue, datasheet, CO/CQ (nếu yêu cầu).

Tài liệu phải cùng mã hiệu với hàng kê khai.

6. Kiểm tra sự phù hợp với yêu cầu kỹ thuật

So sánh từng thông số với bảng “Yêu cầu nhà thầu đáp ứng”.

Nếu thông số thấp hơn → phải chỉnh lại hoặc giải trình.

7. Đảm bảo các thông số không mâu thuẫn giữa các mục

Tránh trường hợp: thông số trong bảng kê khai một kiểu, trong catalogue một kiểu.

8. Giữ nguyên cấu trúc Mẫu 10B

Không thêm dòng, không xoá cột, không merge ô.

Không đổi thứ tự cột hệ thống.

9. Kiểm tra định dạng file Excel trước khi upload

Lưu đúng định dạng hệ thống: .xls hoặc .xlsx.

Tránh lỗi font, lỗi công thức, lỗi ký tự đặc biệt.

10. Rà soát lần cuối trước khi nộp

Mở xem lại trên hệ thống sau khi upload.

Kiểm tra xem có bị lỗi định dạng / lỗi hiển thị.

Đảm bảo thông tin thống nhất toàn bộ HSDT.

TEMPLATE Mẫu 10B (Khai báo hàng hóa, bản để nhà thầu tự điền)

Dưới đây là bản mẫu đã được chuẩn hóa theo đúng cấu trúc hệ thống mời thầu điện tử.

MẪU 10B – BẢNG KÊ KHAI HÀNG HÓA (TEMPLATE CHUẨN)

1. Tên hàng hóa:

…………………………………………

2. Ký mã hiệu:

…………………………………………

3. Nhãn hiệu (Brand):

…………………………………………

4. Hãng sản xuất (Manufacturer):

…………………………………………

5. Xuất xứ:

…………………………………………

6. Năm sản xuất:

…………………………………………

7. Thông số kỹ thuật chủ yếu:

……………………………………………

……………………………………………

……………………………………………

……………………………………………

8. Tài liệu đính kèm chứng minh:

Catalogue: ✔/✘

Datasheet: ✔/✘

CO/CQ (nếu yêu cầu): ✔/✘

9. Ghi chú khác:

……………………………………………