Công chứng điện tử thay đổi cách thức giao dịch tại Việt Nam như thế nào?

Công chứng điện tử hoạt động như thế nào?

Chữ ký số và các dịch vụ tin cậy là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử

Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và phát triển thương mại điện tử an toàn

Ông Nguyễn Quang Bình - Giám đốc kinh doanh Ban phát triển kinh doanh, BKAV CA

Sáng 19/9/2025 tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp cùng Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức hội thảo "Vai trò của Chữ ký số và Dịch vụ tin cậy với Công chứng điện tử". Sự kiện này đánh dấu bước chuyển quan trọng khi công chứng điện tử đang mở ra kỷ nguyên mới cho hoạt động pháp lý tại Việt Nam sau khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ tháng 7/2025.

Hội thảo trở thành diễn đàn để các cơ quan quản lý, đội ngũ công chứng viên trên cả nước và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nhằm thúc đẩy ứng dụng chữ ký số trong hoạt động công chứng. Đây là nền tảng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ trên toàn quốc, giúp người dân lần đầu tiên trong lịch sử có thể thực hiện các giao dịch quan trọng như mua bán bất động sản, ủy quyền thông qua nền tảng số mà vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý.

Theo quy định mới, văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2023 khẳng định chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật, kiểm tra bằng khóa công khai gắn với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp là hình thức chữ ký điện tử có độ tin cậy cao nhất.

Chữ ký số thực hiện đồng thời ba chức năng mà không có giải pháp nào thay thế được:

Thứ nhất là xác thực, khẳng định người ký là chính chủ thông qua chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được Nhà nước cấp phép.

Thứ hai là đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, mọi thay đổi sau khi ký đều bị phát hiện, bảo đảm văn bản công chứng không bị sửa chữa, giả mạo.

Thứ ba là tính không thể chối bỏ, người đã ký số không thể phủ nhận trách nhiệm của mình đối với nội dung văn bản.

Ứng dụng eNotaryID đã được triển khai với hệ thống tính năng toàn diện, từ công chứng điện tử trực tiếp, trực tuyến đến số hóa quy trình công chứng truyền thống. Nền tảng này tích hợp trực tiếp chữ ký số của tổ chức và công chứng viên, đóng gói hồ sơ lưu trữ tự động, thống kê báo cáo và xuất sổ gồm sổ chứng thực, sổ công chứng.

Đặc biệt, hệ thống bổ sung các tính năng xác thực định danh công dân, xác thực căn cước công dân gắn chip với trung tâm dữ liệu của Bộ Công an. Công nghệ sinh trắc học Face Match và Liveness Detection được áp dụng để ngăn chặn giả mạo danh tính. Nền tảng này hỗ trợ cấp phát chữ ký số cho công dân trực tiếp, giúp người dân có thể ký kết hợp đồng điện tử ngay cả khi chưa sở hữu chữ ký số trước đó.

Quang cảnh Hội thảo

Thực tiễn triển khai và những thách thức

Kinh nghiệm quốc tế cho thấy nhiều nước đã thành công với chuyển đổi số công chứng. Tại Cộng hòa Pháp, công chứng điện tử được áp dụng từ năm 2008 sau khi sửa đổi Bộ luật Dân sự và ban hành quy định về chữ ký điện tử. Hiện nay, trên 90% văn bản công chứng được ký và lưu trữ ở dạng điện tử. Trung Quốc, Nhật Bản bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng từ năm 2000, trong khi các nước như Mông Cổ, Hàn Quốc, Liên bang Nga, Uzbekistan, Singapore đều đã triển khai cơ sở dữ liệu công chứng tập trung.

Tại Việt Nam, hạ tầng công nghệ tương đối hoàn thiện với tốc độ internet trung bình đạt 153,99 Mbps cho kết nối cố định và 75,72 Mbps cho mạng di động đầu năm 2025. Hơn 82,4% hộ gia đình đã được kết nối internet qua cáp quang vào cuối 2024, vượt mục tiêu 80% đề ra cho năm 2025. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư kết nối dữ liệu giữa 18 bộ, ngành và 63 địa phương, tạo điều kiện cho hơn 1,3 tỷ truy vấn và 537 triệu thao tác đồng bộ dữ liệu trong tháng 9/2024.

Nhu cầu sử dụng dịch vụ công trực tuyến tăng mạnh. Chứng thư chữ ký số cấp cho người dân năm 2024 đạt 12,5 triệu, tăng 58,61% so với năm 2023, nâng tỷ lệ người trưởng thành có chữ ký số lên 25%. Cổng dịch vụ công quốc gia có 3.273 thủ tục hành chính công trực tuyến, trong đó 1.520 thủ tục đã được thực hiện toàn trình.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai vẫn gặp những vướng mắc. Khung pháp lý tuy đã có nhưng chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ. Thẩm quyền chuyển đổi giữa các hình thức văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy chưa được quy định rõ. Quy chuẩn của hồ sơ công chứng được lưu trữ điện tử chưa có tiêu chuẩn thống nhất, tạo ra sự thiếu đồng bộ giữa các địa phương sử dụng nền tảng khác nhau.

Cơ sở dữ liệu công chứng hiện tại tại 58 địa phương được hình thành từ nhiều giải pháp công nghệ khác nhau và rải rác qua nhiều năm, không theo quy chuẩn thống nhất. Cơ sở dữ liệu đất đai mới có 31/63 tỉnh vận hành, chưa đồng bộ toàn quốc nên công chứng viên vẫn phải yêu cầu giấy tờ bản gốc. Công chứng viên chưa có "một cổng duy nhất" để truy cập đồng thời dữ liệu dân cư, hộ tịch, đất đai, doanh nghiệp.

Ông Đặng Trường Thăng, Phó Tổng giám đốc Intrust CA

Lợi ích thiết thực và triển vọng phát triển

Công chứng điện tử mang lại lợi ích cụ thể cho người dân và nhà đầu tư. Họ không phải đi lại nhiều lần, tiết kiệm chi phí và thời gian vì toàn bộ hợp đồng có thể ký số và xác thực trực tuyến. Người dân có thể thực hiện giao dịch ngay tại TP.HCM, Đà Nẵng mà không phải di chuyển ra Hà Nội, Phú Thọ, giúp rút ngắn quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

Hợp đồng điện tử có chữ ký số hợp lệ được pháp luật công nhận, bảo đảm an toàn, giảm rủi ro thất lạc, giả mạo. Người dân dễ dàng tra cứu thông tin vì chữ ký số giúp xác thực danh tính và toàn vẹn dữ liệu, đảm bảo tài liệu luôn chính xác.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng, chi phí lưu trữ hồ sơ giấy giảm vì hồ sơ ký số có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy. Các tổ chức có thể phục vụ khách hàng từ xa, kể cả ở nhiều địa phương khác nhau nhờ chữ ký số giúp xác thực người ký mà không cần gặp trực tiếp. Điều này nâng cao uy tín, tăng tính cạnh tranh, mở rộng thị trường dịch vụ công chứng.

Cơ quan quản lý Nhà nước có dữ liệu công chứng điện tử tập trung, được ký số và xác thực, dễ dàng giám sát, phòng ngừa rủi ro. Chữ ký số tạo nền tảng kết nối và bảo đảm tính pháp lý trong việc liên thông dữ liệu giữa công chứng, đất đai, ngân hàng, thuế, góp phần minh bạch hóa giao dịch.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử là "tất cả các giao dịch dân sự", mở ra khả năng ứng dụng rộng rãi. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định pháp luật.

Dấu thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng điện tử, khắc phục các tranh chấp liên quan đến thời điểm có hiệu lực. Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian là một trong các điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo quy định tại Luật Công chứng và Nghị định hướng dẫn.

Các chuyên gia đưa ra nhiều kiến nghị để hoàn thiện hệ thống. Cần công nhận rộng rãi chữ ký số công cộng của người dân để bản sao điện tử, hợp đồng công chứng điện tử được chấp thuận và sử dụng trực tiếp trong các dịch vụ hành chính công, thủ tục tư pháp, giao dịch dân sự và thương mại. Việc bảo đảm tính đa dụng của chữ ký số giúp mỗi chứng thư số được chấp nhận trong nhiều loại giao dịch từ công chứng, ngân hàng, thuế, đấu thầu đến thương mại điện tử.

Công chứng điện tử khi được tích hợp chữ ký số xuyên suốt trong mọi tính năng sẽ là bước đi tất yếu để xây dựng nền công chứng điện tử hợp pháp, tin cậy, hiện đại, hội nhập quốc tế. Xu hướng này sẽ thúc đẩy Việt Nam nghiên cứu và ký kết các thỏa thuận song phương hoặc đa phương về công nhận lẫn nhau chữ ký số và chứng thư số, giúp chữ ký số được cấp tại Việt Nam có thể sử dụng hợp pháp trong các giao dịch xuyên biên giới, phù hợp xu thế hội nhập quốc tế.